11 kroków sprawnego działania, czyli produktywna praca.

Każdy z nas chce zrobić w ciągu dnia jak najwięcej i, w jak najkrótszym czasie. Zwłaszcza gdy gonią nas terminy projekty i inne zobowiązania. A do tego wszystkiego dochodzą jeszcze obowiązki domowe. Mamy poczucie uciekającego czasu. A patrząc wstecz, nie widzimy postępu we własnej pracy. Ale jest sposób na przekonanie się, że praca może nam przebiegać sprawnie i możemy zobaczyć efekt naszych działań. W sumie można zastosować kilka z moich propozycji bądź dostosować je do własnego kontekstu. Czym jest kontekst? To wszystko to, co nas otacza i co wpływa na nas: obowiązki rodzinne, społeczne, własne predyspozycje.

Dłonie na klawiaturze laptopa

Spis treści:

  1. Plan dnia.
  2. Przerwy (Pomodoro).
  3. Małe kroczki.
  4. Bufory czasowe.
  5. Koncentracja.
  6. Social media.
  7. Przygotowanie rzeczy.
  8. Timer.
  9. Nagroda.
  10. Małe zadania, czy duże na początek.
  11. Krzywa dobowej aktywności.
  12. Podsumowanie
  13. Polecane programy

Zaczynamy od najbardziej oczywistej sprawy.

1. Plan dnia.

Harmonogram dnia pozwala nam uporządkować myśli. A zapisanie wszystkich zadań pozwala nam na spojrzenie czekające nas zadania “z lotu ptaka”.
Może się okazać, że pewnych rzeczy nie musimy wcale robić – wtedy delegujemy je innym. Innym przypadkiem jest uświadomienie sobie o minimalnym wpływie danego zadania na cały projekt.
Zadanie, które nie powoduje progresu w jakimś projekcie, powinno się wykreślić. I to bez zbędnych sentymentów. 
Niektóre zadania można odłożyć na później i nie będzie to prokrastynacja. 

Pojawią się również zadania, które koniecznie trzeba w wykonać w danym terminie. Wtedy stają się one naszymi priorytetami na dany dzień.

Dobrym nawykiem jest zapisanie zadań i ich segregacja dzień wcześniej, najlepiej wieczorem. Wtedy mamy już głowę wolną od wszelkich obowiązków i możemy się zrelaksować. Przemyślmy, co było wykonane danego dnia, a co nie.

Stworzoną listę przeczytajmy i odłóżmy na widocznym miejscu. Tak, aby rano wiedzieć, od czego zaczynamy. Nie marnujemy czasu na zastanawianie się, co by tu na początek zrobić. 

Jak sporządzić taką listę? To nieistotne. Czy zapiszesz ją w aplikacji na telefonie? Czy użyjesz staroświeckiego ołówka i kartki albo prześlicznego bullet journal, to nie ma znaczenia. Najważniejsze, że oczyściliśmy umysł z tych wszystkich naglących myśli i nie boimy się już, że o czymś zapomnimy.

Wszelkie plany lubię robić w aplikacji Nozbe. Tam możemy rozpisać wszystkie zadania, jakie stoją przed nami. A dodatkowo zapisuję również w notesie. Kiedy ręka pisze, jakby łatwiej jest mi nad wszystkim zapanować.

2. Przerwy (Pomodoro).

Aby praca szła sprawniej, nie możemy zakładać, że jednym ciągiem kilkugodzinnym załatwimy sprawę. Nie tędy droga. Nasz organizm ani nasz mózg tego nie wytrzyma. Ciągły wysiłek na stałym poziomie sprawdza się w maratonach, a nie w pracy, gdzie potrzebujemy myśleć. Zabrzmiało to dziwnie, ale zapewniam, że po kilku kilometrach biegu nasz umysł zagłębia się coś na kształt medytacji, skupia się na oddechu i rytmicznym ruchu. Nie ma tu miejsca na jakieś odkrywcze pomysły. One przychodzą “po”. 

Dlatego w pracy kreatywnej, gdzie potrzebujemy pomysłów, zebrania myśli warto robić przerwy. 

Najpopularniejszą metodą jest chyba metoda Pomodoro. Polega ona na intensywnej, skupionej pracy w ciągu 25 minut i 5-minutowych przerwach. Takie 30-minutowe bloki możemy podzielić tematycznie, przypisać im kolejność. Ważne, aby w ciągu przerwy nie siedzieć przed ekranem komputera, lecz wstać, porozciągać się, zaparzyć herbatę, popatrzeć w dal. Takie oderwanie od bieżącej pracy pozwoli nam spojrzeć na sytuację świeżym okiem, umysłem.

3. Małe kroczki.

Kolejnym pomysłem na sprawniejszą pracę jest uporanie się z wielkimi projektami. Straszą nas ogromem pracy. Najzabawniejsze jest to, że  tak naprawdę nie zdajemy sobie sprawy ile i co jest do zrobienia. Widzimy molocha, ogromny gmach bez jakichkolwiek pęknięć, czy zaznaczonych części składowych. Już Brian Tracy  optował, aby zjadać tą żabę po kawałku.

Jak to zrobić? Rozpisać na jak najmniejsze czynności dany projekt. Pomocne wydają się pytania w stylu: “a co musi być wcześniej?”, “a co mi w tym pomoże?”, “a co do tego potrzebuję?”.

Na przykład chcąc założyć newsletter na stronie www, musimy przejść przez kilka etapów. Pytamy się sami siebie, co będzie do tego potrzebne: na pewno jakiś platforma mailingowa. I tu już pierwsze zadanie: wybór platformy. Mamy masę opcji do wyboru, więc kolejny, mniejszy kroczek to wyszukanie wszystkich, które nas interesują, porównanie warunków korzystania, obsługi, pozyskanie opinii na ich temat.

A to dopiero pierwszy etap projektu “Newsletter”. Później czeka nas stworzenie landing page zapisu, formularza do zamieszczenia na stronie, strony z podziękowaniem za zapis, stworzenie prezentu, bonusu za zapis.
Czy to już koniec? Absolutnie nie.

Newsletter, aby przynosił jakąś korzyść nam jako prowadzącym biznes i osobom zapisanym, musi być prowadzony systematycznie. Co to oznacza? Kolejne, cykliczne zadania takie jak wysyłka raz na 2 tygodnie lub miesiąc mailingu do zapisanych subskrybentów. Oferowanie im czegoś szczególnego za to, że otwierają nasze maile. Tu przyda się już przemyślana strategia. Co chcę osiągnąć i w jaki sposób.

Przemyślenie strategii i jej zapisanie to kolejny projekt. I kolejne małe kroczki.
Ale właśnie te małe zadania sprawiają, że posuwamy się naprzód. Widzimy postęp, kiedy mamy możliwość odhaczyć poszczególne zadania. To dobrze działa na naszą motywację i pozwala rozwinąć samodyscyplinę. Ta ostatnie przydaje się, gdy naprawdę mamy “spadek mocy” i najchętniej “ rzuciliśmy by to i wyjechali w Bieszczady”.

4. Bufory czasowe.

Nigdy nie planujmy swoich zadań, spotkań, zobowiązań “na styk”. Taka praktyka powoduje, że jeśli jakieś zadanie nam się przedłuży lub opóźni, każde kolejne jest zagrożone opóźnieniem lub (co gorsza) wykreśleniem go całkowicie z harmonogramu dnia. 

Zostawiajmy sobie 20-minutowe okresy buforowe. Pozwoli nam to złapać oddech po poprzednim zadaniu i poukładać myśli przed następnym. A w razie niespodziewanych sytuacji mamy możliwość manewru ( np.telefoniczne odwołanie lub przesunięcie na inny termin spotkania).
Nic tak nie denerwuje, jak brak szacunku wobec innych osób.

5. Koncentracja.

Obecnie trudno nam jest się na dłużej skoncentrować na konkretnym zadaniu. Na każdym kroku wmawia nam się, że multitasking jest możliwy i aprobowany. Nic bardziej mylnego (aby sparafrazować Radka Kotarskiego). Możemy skupić się tylko na jednej rzeczy, wykonywać możemy kilka na raz. Aby uporządkować biurko, raczej nie musimy się na tym jakoś mocno skupiać, lecz aby opanować jakąś umiejętność lub tworzyć coś kreatywnego, potrzebujemy ukierunkowania myśli na te konkretne zadanie.

Zmieniając co chwilę obiekt naszego skupienia, nie robimy dobrze i skutecznie żadnej z tych rzeczy. Lepiej uporządkować zadania, od najważniejszego do najmniej ważnego i wykonywać je po kolei. (Stosując metodę Pomodoro). To da nam dużo lepsze efekty, niż byśmy “skakali” z zadania na zadanie. 

Mi pomaga się skupić muzyka. Często podczas pracy słucham Spotify. Jeśli nie lubimy pracować w hałasie, pomogą słuchawki wygłuszające.  

Praca zdalna na laptopie

6. Social media.

Portale społecznościowe to znak naszych czasów. Dziś już nikt nie wyobraża sobie prowadzenie biznesu (nawet stacjonarnego) bez fanpage na Facebooku, konta na Instagramie, czy Pintereście, albo kanału na YouTube. Social Media są dla nas ważnym źródłem informacji, klientów, jest ścieżką dystrybucji i reklamy. Nie jest całkowite odcięcie się od nic, jeśli chcemy, aby nasz biznes działał.

Czasem, niestety, social media nam przeszkadzają w pracy na właśnie rozwojem firmy. Wchodzimy na swój profil, aby umieścić reklamę albo nowy post, a po chwili przyłapuje się, że oglądamy filmiki kotkami, które zamieścił jakiś nasz znajomy. Z trwogą zauważamy, że na bezmyślnym scrollowaniu walla fejsa zmarnowaliśmy godzinę! Ta godzina mogła popchnąć nasz biznes, ale my ją przeznaczyliśmy na “bzdurki”.

Jak się przed tym bronić? 
Całe szczęście są programy i aplikacje blokujące social media. Możemy zablokować w ogóle odciąć WIFI,, kiedy potrzebujemy napisać jakiś artykuł. Możemy ustalać sobie czas, w jakim będziemy “siedzieć na fejsbuczku” (włączając Timer!).
Jest masa różnych praktyk.

Mnie osobiście pomagają aplikacje blokujące (np. “Kill news feed” do przeglądarki Chrome). 

7. Przygotowanie rzeczy.

Nic tak nie denerwuje, jak ciągłe wstawanie od biurka, aby coś potrzebnego przynieść. Albo to, że trzeba znaleźć w internecie jakąś kluczową informację.
Jeśli wiemy, jakie zadania nas czekają, możemy się do nich przygotować. Robimy research, kładziemy na biurko potrzebne książki, materiały, zaparzamy ulubioną herbatkę. I działamy! Bez ciągłego wstawania. 

Próbujemy posługiwać się metodą Pomodoro- 25 minut pracy i 5 minut przerwy. W przerwie możemy zrobić sobie kolejną herbatę. Poza okresami przerw pracujemy. Nie porządkujemy biurka, nie robimy dopiero listy lub – co gorsza – nie zastanawiamy się, od czego zacząć. Tak marnuje się czas poświęcony na wykonywanie danego zadania.

Przygotowania zawsze są wcześniej. Zanim usiądziemy do pracy.

8. Timer.

Dobrym sposobem, aby przekonać się, ile tak naprawdę pracujemy, jest stosowanie Timera. Jest dużo programów, które rejestrują naszą pracę na komputerze, a nawet kiedy dzwonimy, czy kontaktujemy się na social mediach. Wystarczy włączyć “start”, a po wykonanym zadaniu “stop”.

Możemy sobie wyświetlić raport godzinowy z danego dnia lub miesiąca. Wtedy mamy czarno na białym, że chyba troszkę mniej intensywnie pracowaliśmy, a więcej jednak mieliśmy tzw.”pustych przebiegów”. 

Zawsze wydaje nam się, że pracujemy ciągle, a taka aplikacja potrafi  nam uzmysłowić, że jest różnica pomiędzy tym, co się nam wydaje, a co faktycznie miało miejsce. 

Ja używam aplikacji TMetric lub Toggl.

Ta pierwsza aplikacja ma wtyczkę do Chrome i można ją zsynchronizować z wieloma programami takimi jak Google Docs. Działa również jako aplikacja na komputer.

Toggle można “odpalać” jako aplikację na komputerze lub w przeglądarce internetowej.
Cokolwiek wybierzemy to dobry sposób na sprawdzenie samego siebie w jakim stopniu efektywnie pracujemy. 

9. Nagroda.

Nic tak nie motywuje, jak czekająca nas nagroda. Szybciej włożymy w coś więcej uwagi i wysiłku, jeśli wiem, że już za chwilę czeka nas coś miłego. Co może być taką nagrodą za wykonanie zadania? Cokolwiek. Słodycze, chwila relaksu na fejsie, a także satysfakcja z wykonanego szybko zadania. To, co wybierzemy, zależy od naszych predyspozycji. 

Dla mnie nagrodą jest więcej czasu z rodziną i tzw. “nicnierobienie”.  

 10. Małe zadania, czy duże na początek.

Są dwie szkoły: 

  • jedna mówi, aby zaczynać pracę od największego, najcięższego, najbardziej angażującego zadania; 
  • druga mówi wręcz coś przeciwnego: malutkie drobne rzeczy, które poprawią nam nastrój i będziemy mogli się lżej podejść do tej większej rzeczy.

Co ja o tym sądzę? Musimy sami określić, która metoda u nas działa. U mnie sprawdzają się obydwie na raz. 🙂 

Są dni, kiedy potrzebuję “rozruchu” w formie małych i łatwych zadań. Duża liczba odhaczonych pozycji pozwala mi łatwiej przestawić się na tę jedną trudniejszą rzecz. 

A są też takie dni, że motywacji do pracy mam niewiele i zaczynam od tej jednej najważniejszej i najtrudniejszej rzeczy (jeśli nie ma nic pilnego). Wtedy wkładam całą siłę i mobilizuję swoją samodyscyplinę tylko pod to zadanie. Co mi to da? Wiem, że ta “wielka kobyła” została zrobiona, a resztę drobnych zadań raz-dwa mogę zrealizować następnego dnia. Nie będą już takie absorbujące i męczące.   

 11. Krzywa aktywności dobowej.

Z pewnością słyszeliśmy o tej krzywej. Każdy z nas ma swoje zwyżki i zniżki energii w ciągu doby. Spotykaliśmy się z określeniem “Delfin”, “Niedźwiedź”, “Wilk”, “Lew”. Pochodzą one z książki dr. Michaela Breusa pt. “Potęga Kiedy”

Obserwujemy u siebie okresy, kiedy najlepiej nam się pracuje. Łatwość skupienia się na zadaniu, czy dużo lepsza mobilność jest dla każdego z nas sprawą indywidualną. Najważniejsze, aby zaobserwować u siebie pory, kiedy mamy wrażenie, że możemy przenosić góry i wykorzystywać je mądrze.

Naprawdę nie potrzebujemy pełnego skupienia, kiedy odpisujemy na maile. Zdecydowanie przyda się nam ono, kiedy mamy na przykład do opracowania jakiś artykuł lub do nauczenia się czegoś. 

Wybierajmy mądrze, aby pracować efektywniej. 

Biurko z rozłożonymi rzeczami - laptop, komórka, długopisy, notatnik, spinacze.

PODSUMOWANIE

Efektywnej pracy można się nauczyć. Wystarczy wprowadzić niektóre wskazówki wymienione powyżej. Które wybrać? Najlepiej wypróbować wszystkie i sprawdzić samemu co u nas zadziała, a co nie.
Trzeba jednak pamiętać, że jak każdy nawyk, taki tryb pracy trzeba trenować codziennie. Warto zacząć od jednej małej zmiany i stopniowo wypróbowywać wszystkie metody. 

Czy zajmuje to trochę czasu? Z pewnością, ale w dalszej perspektywie zyskujemy zdecydowanie więcej czasu. 

Wykonując coś efektywniej, przeznaczamy na to znacznie mniej czasu, a efekty są zdecydowanie dużo lepsze.

PROGRAMY POLECANE  

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *