Decydując się na prowadzenie własnego biznesu często możemy się spotkać z sytuacją, gdy brakuje nam doby na ogarnięcie tego wszystkiego. Myślimy wtedy na poważnie, że produktywność nam w tym pomoże.
Czym jest, a czym ona nie jest dowiadujemy się niestety dopiero w praktyce. Bo tak to już jest, że teoria teorią, a życie …. układa zawsze własne scenariusze.
Produktywność
Może na początek mała definicja. Za Wikipedią:
Produktywność – stosunek ilości wytworzonej oraz sprzedanej produkcji w określonym czasie (ang. output), do ilości wykorzystywanych lub zużytych zasobów wejściowych (ang. inputs). Zasoby wejściowe to różne zasilenia systemu i zasoby systemu, które są wykorzystywane do wytworzenia końcowego produktu. Wikipedia
Eeee… OK, a tak po ludzku to ilość wytworzonego produktu ( efektu naszej pracy ), zrealizowanych zadań w stosunku do włożonej w celu ich realizacji: energii i czasu. Niby jasne i klarowne, że trzeba od nas trochę pracy, aby jakieś zadanie lub produkt zostało zrealizowane.
Produktywność możemy odbierać na cztery sposoby.
- Mamy dużo zadań , produktów zrealizowanych z małym nakładem energii i czasu.
- Mamy mało zadań, produktów zrealizowanych, ale też poświęcamy temu mało czasu i energii.
- Mamy mało zdań, produktów zrealizowanych i niestety poświęcamy na to bardzo dużo czasu i energii.
- Mamy również dużo zadań i produktów zrealizowanych, ale zabiera nam to również dużo czasu i energii.
W której sytuacji jesteś ty? Zastanów się.
Kiedy ja nad tym rozmyślałam doszłam do kilku wniosków.
Chcę pracować mniej
Pierwszym z nich było przeświadczenie, aby praca nad biznesem oraz w biznesie nie zabierała mi każdej wolnej chwili. Dla mnie produktywność więc oznaczała → zrealizowanie zadań, usług w ilości dużej, ale nie poświęcanie temu dużej ilości zwłaszcza czasu.
Kolejnym wnioskiem było dla mnie również określenie: ile to jest DUŻO zadań, zrealizowanych usług. Każda z nas ma własne miary tego ile to jest dużo pracy, dużo pieniędzy itd. Istotnym jest uświadomienie sobie tych limitów. I zapisanie sobie ich. Po co? Aby zaplanować swoje działania na tym polu.
Ile to jest mało czasu na realizację usług. Celowo nie piszę tutaj o wkładanej energii w zadania. Ta będzie się różnić w zależności od typu zadania. Więcej energii pochłonie coś czego nie lubimy robić niż to, co jest dla nas pasją czy przyjemnością. U mnie czas ma kluczowe znaczenie. Ze względu na moją sytuację rodzinną oraz zdrowotną nie mogę pracować non stop. Poza tym – nie chcę. Mało czasu dla jednych to 4h dziennie, a dla innych 1h dziennie. Określenie tych ram również pozwoli nam sprawniej zaplanować nasze działania i ustalić cele biznesowe do których dążymy.
Ciągle zarobienie – to nie produktywność
Posiadasz niekończącą się listę TO -DO? Ciągle gdzieś gonisz i coś załatwiasz? Przykro mi to pisać, ale to nie jest produktywność. Aby produktywność służyła Tobie, powinnaś dostosować swoje działania do kontekstu, w którym żyjesz. Nikt Ci nigdy nie podziękuje, że biegasz jak kot z pęcherzem, a wieczorem jesteś tak wypluta, że padasz na twarz. Nie samym biznesem żyjesz. Masz również rodzinę lub przyjaciół, którzy woleli by Cię zobaczyć odpoczywającą niż ciągle zalataną.
Prawdopodobnie od lat 2000 zaczął się trend “HUSTLE”. Ktoś ciągle zabiegany, załatwiający jakieś biznesy to osoba produktywna, bo ogarnia tyyyyle rzeczy…. BŁĄD. Nawet o tym nie myśl, to droga do nikąd, bądź do … zawały serca.
Dobrze pojmowana produktywność powinna współgrać z Twoim życiem i przede wszystkim wspierać Twoje cele. Powinna być drogą do lepszego, sprawniejszego realizowania celów biznesowych bez nadmiernego obciążania Twojego zdrowia i innych ważnych dla Ciebie obszarów życia.
Produktywność – nowa filozofia
Z każdej strony z pewnością słyszysz, że trzeba zwiększać produktywność… a co to tak naprawdę oznacza? Możesz myśleć, że oznacza to, aby robić więcej i więcej i więcej…
No cóż, już wyżej napisałam, że u mnie nie o to chodzi i wcale nie hołduję temu rozumowania. Chciałabym, aby produktywność była traktowana jako styl pracy, podejście do realizacji celów, a nawet filozofia działania w biznesie.
To, co uznasz za produktywne zajęcie to tylko Twoje podejście do niego. Czasem obejrzenie serialu może się produktywne! Gdy na przykład potrzebujesz odpocząć lub poszukać inspiracji.
Pamiętaj, że liczy się przede wszystkim jakość danej realizacji niż ilość. Również czas poświęcony danej realizacji nie powinien znacznie przewyższać efektu Twojej pracy. W ten sposób będziesz ponosić znaczne koszty (tak, tak…) w stosunku do wartości zrealizowanego zadania.
Appki
Z pewnością zastanawiasz się jak zorganizować się produktywnie w własnym biznesie. No cóż będę do bólu realistką. Bez konkretnych danych i mądrego planowania nie sądzę, abyś osiągnęła cokolwiek co nazwałabyś produktywnym.
Jeśli sądzisz, że nie potrzebujesz planować w biznesie – to jesteś niestety w błędzie. Twoja działalność musi mieć cel, a co za tym idzie Ty musisz określić plan, jak zrealizować ten cel.
Założyłaś biznes w jakimś konkretnym celu, prawda? Nawet jeśli jest to przyziemne: ”aby robić to co się lubi” (co jest niestety najgorszym z możliwych powodów do zakładania biznesu) lub “aby zarabiać duże pieniądze”; są to cele, które chcesz zrealizować.
Do organizacji pracy i zarządzania sobą w czasie stworzono masę aplikacji. Ale żadna z nich nie pomoże jeśli nie będziesz z nich korzystać systematycznie.
Aplikacji na rynku jest zatrzęsienie i dlatego możesz wybierać i przebierać w nich. Ważne, aby każdą z nich przetestować, sprawdzić, czy będzie pasowała do naszego temperamentu, czy upodobań.
Ja zazwyczaj wybieram jak najbardziej minimalistyczne aplikacje – tak, aby nie rozpraszały milionem funkcji. Poniżej zamieszczam moją listę appek, które używam.
Moja lista produktywnych aplikacji
- Todoist – To aplikacja do zarządzania projektami. Wpisuję tu wszystkie zadania, które mam do realizacji. Dlaczego ta aplikacja? Jest mega prosta i sprawdza się jako TO-DO List.
- Kalendarz Google – mam zsynchronizowany z Todoist. Wszystkie zadania wpadają do kalendarza. W ten sposób widzę zadania, spotkania, czy też prywatne sprawy jednocześnie. W ten sposób mogę bardziej realnie planować projekty.
- Część z moich klientów jest obecna na Trello oraz Asanie . To również platformy do zarządzania projektami – są na tyle przyjazne dla użytkowników, że spokojnie można je przetestować. Zwłaszcza, że posiadają wersję darmową.
- Toggl – za pomocą tej aplikacji mierzę czas, jaki poświęcam danym zadaniom. Dzięki temu nie tylko moi klienci mogą otrzymać raport, ile czasu zajęły realizacje ich zadań, ale również ja sama wiem, ile czasu poświęcam np. na pisanie postów blogowych, czy zajmowaniem się social mediami.
- Notion – to mój notatnik cyfrowy, baza wiedzy, edytor tekstu i excel zarazem. Korzystam również z Google Desk oraz Google Docs, ale … ta aplikacja jest moim punktem dowodzenia.
To pięć najczęściej używanych przeze mnie aplikacji, ale jest jeszcze jedna, która towarzyszy mi codziennie – Spotify Dzięki playlist-om zdecydowanie łatwiej jest mi się skupić na zadaniach do realizacji. I jest to dużo bardziej przyjemne.
Produktywność to sposób działania obejmujący WŁAŚCIWE zadania, a nie robienie coraz więcej wszystkich zadań. Czas nauczyć się wybierać co dla nas ważne i tylko to robić.
A Ty z jakich aplikacji korzystasz w swoim biznesie? Jak rozumiesz swoją produktywność?
Możesz się podzielić tym w komentarzu lub napisz do mnie maila, bardzo chętnie poznam inny punkt widzenia.