Audyt to sprawdzenie stanu faktycznego. Ocena danej organizacji, systemu, procesu, projektu lub produktu.
Z pewnością na początku własnej działalności nie masz jeszcze procedur. To one pozwalają usystematyzować pewne procesy lub produkty. Zawsze możesz zacząć je tworzyć. Tym bardziej że później, jeśli zdarzy się, że będziesz musiała komuś delegować zadania. Ominie Cię żmudne wdrażanie i tłumaczenie pewnych procesów lub działalności Twojego biznesu.
Jak zabrać się do procedur?
Najprościej jak można.
Siadasz do przygotowywania grafik na social media? Spisuj krok po kroku, co robisz. Jeśli masz szablon, na którym powstają wszystkie grafiki — dołącz do niego link.
Umieść w jednym miejscu wszystko, co dotyczy Twojej marki, np. kody kolorów lub logo. Może to być osobny folder umieszczony w “chmurze”. Dzięki temu, Tobie też będzie łatwiej pracować.
Audyt – rodzaje
Wiesz, rodzajów audytów jest cała masa. To między innymi audyt:
- działalności
- finansowy
- informatyczny
- jakości
- marketingowy
- operacyjny
- oprogramowania
- personalny
- systemu
- wiedzy
- zgodności
W zależności czym się zajmujesz w swoim biznesie, wybierz te, na których chciałabyś się skupić. A ja proponuję na początek zająć się jednym, tym na który możesz mieć największy wpływ: operacyjny, a dokładniej Twojego trybu pracy.
Nie jest sztuką pracować długo i ciężko. Dużo trudniej jest się nauczyć pracować wydajnie. Jeśli nie sprawdzisz, co można usprawnić i zoptymalizować to już zawsze będziesz bardzo zapracowaną osobą. A można inaczej!
Styl pracy — audyt
Jak zabrać się do tego audytu? Przede wszystkim musisz się do niego przygotować. W międzyczasie przydadzą się również procedury (jeśli ich jeszcze nie masz — nic nie szkodzi — możesz je pomału tworzyć).
Do sprawdzenia jak pracujesz i gdzie najczęściej skupiasz swoje siły umysłowe i fizyczne (😉) przydadzą się takie narzędzia:
- Program do mierzenia czasu
Może to być np. Toggl lub każdy inny tracker czasu. W ostateczności może być nawet telefon komórkowy ze stoperem i notatnik do zapisywania czasów. - Notatnik
Cyfrowy lub analogowy — do zapisywania: procedur, wniosków, jakie się nasunęły i inne spostrzeżenia wpływające na Twoją pracę np. najlepsze godziny do pracy koncepcyjnej.
Po co to robić?
Zapytasz: po co robić taki audyt pracy własnej. W sumie pracujesz, to pracujesz i już. Wielka filozofia.
Otóż bardzo często nie widzimy u siebie powtarzalnych błędów lub procedur, które są niepotrzebnie rozwlekłe. Od początku robiliśmy coś w pewien określony sposób i nie przyszło nam do głowy to zmieniać.
A w takich przypadkach marnujemy własną energię i to bardzo. Po to ten audyt. Najlepiej raz na pół roku.
Zapisanie wszystkich spostrzeżeń spowoduje, że zaczniemy się baczniej przyglądać, nie tylko temu, co robimy, ale i jak to robimy. Co pochłania nasze siły najbardziej? Wnioski i ocena jak pracujemy, przełoży się na … sprawniejszą pracę w przyszłości.
Audyt mojego biznesu
Zabrałaś się za audyt? Tak? Super. Ale samo przeprowadzenie audytu to za mało. Aby były jakieś korzyści z tego, musisz jeszcze wyciągnąć wnioski z niego i zadecydować co dalej.
Jak się zabrać do tego? Zacznij od spisania wszystkich wniosków. Co zauważyłaś? Jakie sprawy są dla Ciebie łatwe, a które trudne? Które Cię nudzą!? A które mogłabyś robić ciągle?
Co możesz usprawnić? Na przykład: w jakich zadaniach możesz opierać się na szablonach?
Masz dużo powtarzalnych maili od klientów? Może warto stworzyć szablon odpowiedzi? I po malutkiej korekcie możesz szybko uporać się z zapchaną skrzynką.
Albo zauważyłaś, że zawsze pod koniec miesiąc jest stres z powodu faktur? Ustal może jeden dzień tygodnia, kiedy zajmujesz się finansami. Wtedy będziesz na bieżąco — zlikwidujesz źródło stresu.
Co jeszcze może się przydać do nielubianych zadań? Z pewnością dobra wirtualna asystentka, która przejmie od Ciebie te wszystkie denerwujące sprawy. Pamiętaj, że coś, co dla Ciebie jest nieciekawe, trudne, skomplikowane i czasochłonne, dla kogoś innego to prościzna i wykonuje to, w tri miga!
Możesz się do mnie odezwać w razie czego😉
Nie musisz robić wszystkiego sama!
Sprawdź, jak pracujesz i zastanów się, co możesz delegować innym. Zyskasz spokój ducha i czas dla … rodziny lub na hobby.