Posiadanie własnej asystentki wirtualnej i zlecanie jej zadań jest obecnie coraz bardziej powszechnym zjawiskiem. Niestety robi ono wiele problemów pośrednich dotyczących między innymi komunikacji. Jednym z częściej spotykanym przeze mnie punktem zapalnym współpracy jest termin zadania.
Określanie terminu zadania
Możemy na ten problem patrzeć z dwóch stron. Ze strony osoby zlecającej zadanie. Oczywiście wtedy chcemy, aby było one wykonane już, jak najszybciej. To zrozumiałe. Ponieważ mamy zawężony ogląd sytuacji wydaje nam się, że co to jest takiego zrobić np. jedną „graficzkę”, prawda?
Aby w pełni się zrozumieć, delegujący powinien mieć zawsze z tyłu głowy przede wszystkim jedną rzecz.
Wirtualna asystentka to również przedsiębiorca, taki jak on.
Tak, jak on, ma swoje zobowiązania (nie związane z nim), zadania powiązane z prowadzeniem własnego biznesu. Grafik wirtualnej asystentki czasem jest wypełniony po brzegi i jedyne co można zrobić, to dopisać zadanie z myślą, że „coś się zwolni” lub „z czymś się nadgoni”.
Najlepiej zorganizowana wirtualna asystentka niestety nie wyczaruje dodatkowej godziny w dobie, aby wykonać zadanie zlecone przed 5 minutami, a musi być wykonane … już.
Termin zadania – od czego zacząć?
Osoba delegująca zadanie nie musi wiedzieć jakie obciążenie pracą ma jego asystentka. To oczywiste i całkiem logiczne. Co w takim przypadku robić, aby wszyscy byli zadowoleni?
Rada może zabrzmieć banalnie, ale najbardziej intuicyjne i proste rozwiązania są właściwe.
Zapytaj
Wystarczy zapytać, na kiedy ewentualnie dane zadanie mogło by być zrobione. Podaj dodatkowe informacje, jakie pomogą wirtualnej asystentce określić najbliższy możliwy termin.
- Na kiedy, najpóźniej potrzebny jest efekt danego zadania.
- Opis, co trzeba zrobić. Samo lakoniczne np. newsletter to trochę za mało. W tym mamy bardzo dużo innych zadań i wdrożenie newslettera może się okazać kilku godzinnym projektem. Co innego będzie przygotować, napisać newsletter na konkretną datę z wytycznymi co ma się w nim znaleźć, prawda?
Kanał delegowania
Kolejnym problemem może być zamieszanie w kanałach komunikacji. Najprostsza rada to trzymać się tylko jednego. Jeśli operujemy na programie do zarządzania projektami, nie piszmy zadań w mailach, na komunikatorach np. Messenger lub nie dzwońmy.
Ustalmy na początku współpracy, gdzie będą „lądować” zadania do wykonania. Co to ma wspólnego z terminem wykonania zadania? Bardzo dużo.
Każda wirtualna asystentka ma swój tryb pracy. Większość z nas nie ma włączonych komunikatorów, skrzynek mailowych, programów do zarządzania … non stop.
Dlaczego?
Powód jest jeden i przekonasz się, że bardzo oczywisty. Gdybyśmy ciągle sprawdzały pocztę, Facebooka itd. to niewiele byśmy były w stanie zrobić. Ciągłe rozpraszanie się w ten sposób to ściąganie na siebie kłopotów z dotrzymywaniem terminów zadań.
Realizacja zadań i styl pracy
Dlatego często pracujemy w tzw. blokach i mamy swoje rytuały, kiedy przystępujemy do pracy.
Na przykład ja pocztę sprawdzam dwa razy dziennie:
- Rano – zanim zabiorę się do pracy rzucam okiem co do mnie przyszło. Odpisuję jedynie na te maile, które nie angażują mnie bardzo mocno. Odpowiedź „tak” lub „nie” jest takim działaniem;
- Popołudniu – sprawdzam co w ciągu dnia przyszło do mnie – i odpowiadam na nie od razu. Popołudniu załatwiam zawsze tzw. mailing.
Kanały innych komunikacji sprawdzam w tym samym czasie.
Asanę przeglądam rano, aby zobaczyć, jakie zadania mnie czekają. Na tej podstawie szacuję czas, jaki będę musiała poświęcić na każde z nich.
Skąd wiem, ile co będzie trwało? Z doświadczenia.
Stąd wiem, że napisanie i zredagowanie wpisu na blog o objętości ok. 1000 słów będzie trwało 1-1,5 godziny. Tyle mi to średnio zabiera czasu. Jeśli muszę przeprowadzić wcześniej reaserch muszę do tego czasu dodać ok 30 minut do 1 godziny.
I już się robi z tego maksymalnie 2,5 godziny. A gdzie czas na resztę zadań?
Termin zadania – najlepsze wyjścia
Co mogę poradzić, jeśli chodzi o realne ustalanie termin zadania? Najlepszym wyjściem jest właściwa komunikacja. Czasem zdarza się, że wirtualna asystentka ma luźniejszy dzień i może dorzucić jakieś zadanie.
Jest to ukłon w stronę stałych klientów, ale też duże niebezpieczeństwo dla niej. Zadania realizowane „na już” nie powinny być standardem. To dobra wola asystentki, że pomimo innych planów realizuje coś, co … nie było planowane. Planowanie i organizacja to dwie podstawy, które nie powinny być zbyt często nadwyrężane przez „życzenia” innych. Tego efektem może być niestety totalna dezorganizacja współpracy, frustracje oraz … niestety konflikty.
Prosty biznes to jasne, przejrzyste zasady współpracy i dotrzymywanie ustaleń. Oczywiście plany zawsze można zmienić, trzeba być elastycznym, lecz nie może to być normą. A działanie bez jakiegoś większego planu frustruje nie tylko Twoją wirtualną asystentkę (bo nie ma możliwości zaplanować swojej pracy), ale również Ciebie, bo „nie dowozisz” żadnego pomysłu do końca.
Realizowanie również wielu projektów na raz wprowadza chaos w w Twoje plany, wybierz co po kolei chcesz realizować. Przejrzysty plan pozwoli Ci realniej ustalać konkretny termin zadania.
Jeśli chcesz więcej poczytać na temat stylu pracy i planowania niej zajrzyj do wpisu: >>>TRYB PRACY…
Zastanawiasz się ile może trwać dane zadanie? To jedno z obszaru, którym się zajmuję? (SPRAWDŹ MOJĄ OFERTĘ). Napisz do mnie, chętnie pomogę Ci określić tą nie łatwą rzecz. Z doświadczeniem będzie to dla Ciebie coraz prostsze …
Aby się skontaktować ze mną użyj formularza kontaktowego >>> TUTAJ, napisz wiadomość e-mail (cooperation@danuta-cybulska.pl) lub zostaw komentarz poniżej.