Każdy z nas posiada własny tryb pracy, w którym czuje się najlepiej.
Kreatywny bałagan? Perfekcyjny porządek? A może odpowiednie atrybuty pomagające w skupieniu?
Dziś chciałam Ci przedstawić mój tryb pracy.
Poznając go, możesz z łatwością stwierdzić, czy łatwością będzie nam się współpracować. A dobra atmosfera i komunikacja w pracy z wirtualną asystentką to jeden z kluczowych czynników owocnej współpracy.
Składniki sprawnej pracy
Preferuję porządek wokół siebie, w papierach, na dysku i w głowie. Od zawsze tworzyłam listy to-do, plany, rozpiski. To takie moje dziwactwo.
Całkiem pożyteczne dziwactwo, które pomaga również moim klientkom. Kiedy mamy rozpisane poszczególne kroki w danym projekcie lub zadaniu, łatwiej jest zauważyć postęp oraz przejrzystość w komunikacji.
Do organizacji projektów używam różnych programów. Pod tym względem jestem skora do kompromisów i elastyczna. Dostosowuję się do preferencji klientów. Znam m.in. Trello, Asanę, Nozbe (mój ulubieniec), ICProject. Większość takich programów ma wbudowane komunikatory, bądź system komentarzy pozwalający na szybką weryfikację wykonania podzadania.
Dodatkowo świetnym rozwiązaniem jest Slack. Zwłaszcza gdy współpraca jest długoterminowa.
Lubię pracować w blokach czasowych. Najbardziej jestem skupiona zwłaszcza rano. Wtedy mój umysł działa sprawnie i najlepiej nadaje się do pracy, gdzie skupienie odgrywa kluczową rolę. Wtedy najczęściej zaglądam do kodu, szybciej wyłapuję powiązania i wpadam na rozwiązania problemy jakiejś funkcjonalności.
Popołudnia staram się nie pracować. Skupiam się wtedy na rodzinie.
Czasem, gdy wymagają tego okoliczności, pracuję wieczorami lub wręcz nocą. Zwłaszcza w nocy, gdy członkowie mojej rodziny śpią, mogę spokojnie zająć się czynnościami, które nie mogą czekać zbyt długo.
Z pewnością nie raz można odnieść wrażenie, że praca zdalna to bajka. Dosłownie. Ogrom mitów narosło na ten temat.
Rozczaruję Cię. Praca zdalna wymaga od nas dużo więcej samozaparcia do wykonywania zadań. Nie musisz pojawiać się co rano w biurze, więc nie czujesz tej zewnętrznej motywacji.
Jako freelancer musi wyrobić sobie nawyk samodyscypliny. Konkretnie określić, kiedy i jak pracujesz. Jeśli tego nie zrobisz, no cóż, nie znajdziesz w dalszej perspektywie motywacji do pracy.
Podsumowując, potrzebujesz, aby sprawnie pracować zdalnie:
- Porządku – różnie rozumianego, ale właściwego Tobie,
- Planu – bez tego nie będziesz wiedzieć co jest do zrobienia,
- Nawyku samodyscypliny – aby pracować nawet wtedy, gdy mamy „lenia”.
Jasne zasady współpracy
Kolejną rzeczą, której się trzymam, jest transparentność. Nie owijając w bawełnę, aby obie strony umowy były zadowolone ze współpracy, musi się ona opierać na przejrzystości.
Powinno to się zaczynać już na stronie internetowej. Upieranie się, że coś się potrafi perfekcyjnie, a miało się z tym kontakt raz w życiu, jest błędną drogą.
Na mojej stronie mam zamieszczone jasne zasady działania. Kolejny aspekt tej transparentności to wgląd w umowę przed jej podpisaniem. Umowę wysyłam drogą elektroniczną i po uzgodnieniu poprawek umawiam się na wystawienie faktury poprzez portal useme.
Zaczynam działać po wpłynięciu uzgodnionej kwoty na moje konto. Umawiam się z klientem na rozmowę przez zoom lub skype. Co ustalamy na niej?
Przede wszystkim muszę poznać oczekiwania klienta i zakres zadań, jakie chciałby mi delegować.
Istnieje tu malutkie ryzyko. Mianowicie, w tym momencie niektórzy przedsiębiorcy lub blogerzy mogą zastosować metodę tzw. spychologii stosowanej.
Każda nowa współpraca musi na początku być bardzo mocno okraszona intensywną komunikacją. Komunikacja polega na wymianie informacji. Rzucenie luźnych pomysłów, co by się przydało zrobić. Następnie oczekiwanie rezultatów natychmiastowych z jednoczesnym brakiem czasu na rozmowę o tych zadaniach jest od samego początku skazane na porażkę.
Delegowanie zadań to nie jest prosta umiejętność, tego również można i trzeba się nauczyć.
Na początku każdej współpracy bardzo dużo pytam. Dlaczego? Aby w późniejszym okresie nie było potrzeby dowiadywać się o podstawowych informacjach lub wytycznych. Kiedy przetrwamy ten „gorący okres”, mogę spokojnie działać.
Trzeba też tu wspomnieć o mentalności pracownika. Wirtualna asystentka to nie kolejny pracownik, któremu dajemy zadania i oczekujemy ich wykonania. Taka osoba to również przedsiębiorca, który winien wykazywać się aktywnością skierowaną na podwyższenie dobrostanu współpracownika, klienta.
Zasady partnerskie przejawiają się właśnie w tym, że asystentka myśli o biznesie klienta, jak o swoim i dba o niego w takim samym stopniu jak o swój. Postawa prokliencka kieruje moim działanie w sieci.
Podsumowując:
- transparentność,
- elastyczność,
- komunikacja,
- postawa prokliencka.
Jeśli chcesz się przekonać, jak się ze mną współpracuje rzeczywiście, zapraszam do kontaktu. Zapisz się na newsletter lub napisz wiadomość.